Boekhouden: waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?

Boekhouden, er zijn maar weinig mensen die er echt warm voor lopen als het gaat om het bijhouden van je boekhouding. Voor velen is het een onwelkome afleiding van de kerntaken, voor sommigen een regelrechte nachtmerrie! Maar niet gevreesd, in het huidige digitale tijdperk zijn er nu ook online boekhoudprogramma’s. Hiermee wordt boekhouden een koud kunstje, zelfs voor de grootste leek. Naast het feit dat je nu dus zelfs vanaf je mobiel je boekhouding kunt bijhouden, zijn er nog andere functies die het leven een stuk eenvoudiger maken.

Functies online boekhoudprogramma

Met je handige online boekhoudprogramma kan je zelf – en dat nog eenvoudig ook – in een mooie lay-out en met je eigen logo je facturen maken en rechtstreeks als PDF versturen. Je projectadministratie kan in sommige programma’s ook online bijgehouden worden, inclusief budgetten en je uurtarief, wat weer als input in je facturen gebruikt wordt. Daarnaast kan je bijhouden of en wanneer de factuur betaald is. Soms is er zelfs een integratie met iDeal mogelijk, zodat er direct betaald kan worden en dit meteen meegenomen wordt in je boekhouding.

Ook het maken van offertes wordt op deze manier ondersteund, in je eigen huisstijl, met logo, en direct te versturen als PDF vanuit het programma. Vanuit de facturen kan automatisch het BTW overzicht gegenereerd worden, zodat je aangifte omzetbelasting ineens in een mum van tijd gedaan is. Ook je winst- en verliesrekening is heel inzichtelijk, je bent dus altijd, overal op de hoogte van de meest actuele stand van zaken van je onderneming. En het creëren van je jaarrekening is nog nooit zo gemakkelijk geweest.

Integratiemogelijkheden online boekhoudprogramma

Je online boekhoudprogramma biedt ook efficiënte integratiemogelijkheden. De integratie met iDeal is al genoemd. Maar er is bijvoorbeeld ook een rechtstreekse link naar de Belastingdienst, zodat je niet alleen eenvoudig je BTW overzicht, en te betalen omzetbelasting, kunt opvragen, maar je ook meteen de aangifte online kunt indienen en betalen, rechtstreeks vanuit je eigen programma. Ook zijn er integratiemogelijkheden met je bank, voor het automatisch inlezen van je bankafschriften om de mapping tussen de inkomende en uitgaande geldstromen, facturen en bonnetjes online te vereenvoudigen.

Boekhouding

Boekhouding, ofwel accounting, is het vastleggen van financiële feiten. Hiermee wordt er inzicht verkregen in de financiën. Door middel van boekhouding kan een bedrijf, persoon of (overheids)instelling verantwoording afleggen aan instanties.

Het is wettelijk verplicht om een boekhouding te voeren. Een bedrijf, instelling of persoon moet deze cijfers aan instanties tonen, zoals de Belastingdienst. Daarnaast zijn BV’s het wettelijk verplicht om de jaarlijkse jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel.

De meeste bedrijven besteden de boekhouding uit aan een administrateur of boekhouder. Deze is gespecialiseerd in alle regels en wetten. De accountmanager, ook wel Hoofd Financiële Zaken of financieel manager genoemd, is verantwoordelijk voor de boekhouding in een organisatie.

De doelen van boekhouding

Boekhouden omvat de debiteuren- en crediteurenadministratie en de jaarverslaglegging. Het komt er dus op neer dat een bedrijf de uitgaven en ontvangsten bijhoudt en de vermogenspositie vermeldt. Het bijhouden van de boekhouding heeft meerdere doelen:

  • Het verkrijgen van een inzicht in de financiële positie van een bedrijf
  • Het verkrijgen van inzicht in de winsten en verliezen van een bedrijf
  • Het afleggen van verantwoording over het financiële beleid van een bedrijf
  • Het leveren van gegevens voor kostprijsbepaling en voorcalculaties
  • Het leveren van gegevens voor het uitbrengen van offertes

Vijf dagboeken

De boekhouding valt onder te verdelen in verschillende zaken, zoals de dagboeken. Hierin worden alle inkomsten en uitgaven geregistreerd. Doorgaans worden er vijf dagboeken gebruikt. Dit zijn:

  • De bank: hierin staan alle bankafschriften geregistreerd
  • Inkoop: hierin staan alle inkoopfacturen geregistreerd
  • Verkoop: hier staan alle verkoopfacturen geregistreerd
  • Kas: hierin staan alle contante aankopen en verkopen vermeld
  • Memoriaal: hierin staan alle boekingen geregistreerd die niet onder de bovenstaande vier dagboeken vallen.

Het grootboek

Daarnaast is er een grootboek. Dit is eigenlijk een verzameling van alle grootboekrekeningen. Deze geven een inzicht in de financiële stromen van een bedrijf. Elke grootboekrekening heeft een eigen nummer. Dit nummer geeft aan om wat voor soort rekening het gaan. Het grootboek wordt weer gebruikt om de jaarstukken op te maken. Dit zijn:

  • De jaarrekening
  • Het jaarverslag

De jaarrekening

De jaarrekening bestaat uit de volgende drie onderdelen:

  • De balans per 31 december van een boekjaar
  • De winst- en verliesrekening

Boekhouden

Boekhouding is het systematisch vastleggen van financiële feiten van een persoon, een bedrijf of een (overheids)instelling. Iemand die in deze discipline werkzaam is, wordt een boekhouder of administrateur genoemd.

In de Angelsaksische landen wordt de term accounting gebruikt. Dit omvat boekhouding, debiteuren– en crediteurenadministratie en jaarverslaggeving. De verantwoordelijkheid voor de accounting in een organisatie ligt bij de accountingmanager, ook wel financieel manager of Hoofd Financiële Zaken genoemd.

Boekhouden is het bijhouden van de in hun ondernemingen gedane uitgaven en verkregen ontvangsten, en de vermogenspositie van het bedrijf. De doelen hiervan zijn onder andere:

  • Overzicht te hebben en te houden in de financiële positie van het bedrijf.
  • Inzicht te krijgen in de winsten en verliezen.
  • Afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid.
  • Gegevens te leveren voor kostprijsbepaling en voorcalculaties en het uitbrengen van offertes.

De boekhouding krijgt vorm met een grootboek. Het grootboek bestaat uit rekeningen of kaarten waarop per soort financieel feit de waardeveranderingen worden weergegeven. Het grootboek wordt ingeboekt met journaalposten, ook wel “boekingen” genoemd. Het grootboek wordt op zijn beurt gebruikt om de jaarstukken te maken, bestaande uit:

De boekhouder wordt gecontroleerd door een accountant, die beroepsmatig jaarrekeningen controleert. Deze controle van jaarrekeningen wordt in Nederland uitgevoerd door een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent, en in België door de bedrijfsrevisor.

De boekhouding wordt meestal gevoerd op een computer in een boekhoudprogramma. Hierin worden facturen (zowel inkoop- als verkoopfacturen) verwerkt, bankafschriften geboekt, en allerlei andere boekingen gedaan (hierbij valt de denken aan de salarisverwerking, of de activa-registratie). Naast de gewone grootboekadministratie kan men semiautomatisch een balans en resultatenrekening vervaardigen.