Zakelijke post versturen in 3 stappen

Veel facturen en zakelijke informatie worden tegenwoordig per mail gestuurd. Als bedrijf moet je echter toch ook nog vaak zakelijke post versturen. Maar waar begin je dan? We hebben de 3 stappen voor je op een rij gezet.

Briefpapier

De eerste indruk van een zakelijke brief is van groot belang. Het bepaalt of je bedrijf betrouwbaar en positief overkomt of niet. Kies daarom voor duidelijke kleuren een mooie strakke opmaak, een duidelijk en goed leesbaar lettertype en zorg ook dat de informatievoorziening compleet is.

Voorgedrukt briefpapier is voorzien van bedrijfsinformatie en je huisstijl. De kwaliteit van de kleuren is hierbij bijna altijd beter dan als je huisstijl zelf print. Het is daarom ook aan te raden om briefpapier in je huisstijl in te kopen. Net opgemaakte brieven komen betrouwbaar over en zorgen voor positievere associaties met het bedrijf. Daarnaast zorgt het ervoor dat de ontvanger direct ziet van welk bedrijf de brief is.

Enveloppen uitkiezen

Voor de enveloppen geldt natuurlijk hetzelfde als bij het briefpapier; het moet er mooi en betrouwbaar uitzien. Wanneer de envelop lelijke vervaagde afbeeldingen bevat, kan een factuur ook als onbetrouwbaar overkomen. Zorg daarom ook dat de envelop voorzien van een nette huisstijl.

Vensterenveloppen zijn hierbij een veelgebruikte optie. Je hoeft hierbij geen adres meer op de envelop te schrijven. Zorg hierbij dat de adresgegevens van de ontvanger goed uitgelijnd zijn met het venster, anders komt de brief niet aan.

Kies je bezorgdienst

Er zijn meerdere dienstverleners actief in deze branche. Zo kun je de post en pakketten o.a. laten bezorgen door PostNL en Sandd.

Sandd

Deze dienstverlener beschikt over ruim 18.000 bezorgers en bezorgt je zakelijke post op dinsdagen en vrijdagen. Sandd is over het algemeen goedkoper voor het bezorgen van zakelijke poststukken.

PostNL

PostNL bezorgt pakketten, post, meubels en andere goederen in en buiten de Benelux. De bezorgers doen hun ronde op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag. Voor o.a. rouwkaarten zijn spoedzendingen mogelijk.

Is het van belang dat je brieven snel aankomen, dan is PostNL waarschijnlijk de beste keuze. Deze dienstverlener bezorgt de post maar liefst vier keer per week. Wil je voornamelijk goedkoop je zakelijke post laten bezorgen, dan is Sandd waarschijnlijk de interessante keuze.

De voordelen en nadelen van een BV

Elke rechtsvorm heeft voor- en nadelen. Wat voor voordelen heeft het nu eigenlijk wanneer jij en je compagnon(s) een BV oprichten ? In deze blog lichten we je graag beter in over op wat voor manieren een besloten vennootschap je bedrijf verder kan helpen!

Wat is precies een BV?

Een BV staat voor besloten vennootschap. Voluit heet deze rechtsvorm een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Dit betekent dat er een besloten groep mensen is die aandeelhouder is van de onderneming. Het is een officieel door de Nederlandse overheid erkende rechtsvorm. Ook in het buitenland bestaat een besloten vennootschap, maar ze hebben hier wel een andere naam:

  • Private Limited Company (Verenigd Koninkrijk)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Duitsland)
  • Société privée à responsabilité limitée (België)
  • Société privée à responsabilité limitée (Frankrijk)
  • Sociedad de responsabilidad limitada (Spanje)
  • Società a responsabilità limitata (Italië_
  • Limited Liability Company (Verenigde Staten)

De voordelen van een besloten vennootschap

  • Zoals het volledige woord zegt, is de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, beperkt aansprakelijk. Dat wil zeggen dat je niet privé aansprakelijk gehouden kunt worden voor schade of schulden van de onderneming.
  • Een financieel voordeel is dat, wanneer de ondernemening een nettowinst oplevert van €100.000,-, je een tariefvoordeel zult krijgen bij de belastingdienst. Iets wat voor de eenmanszaak niet geldt.
  • Een ander financieel voordeel is dat je een belastingbetaling kunt uitstellen. Dit kan eenvoudig door een deel van de winst van de besloten vennootschap te bewaren in de Holding BV, in plaats van dat deze wordt uitgekeerd als divident.
  • Ook geeft een B.V. doorgaans een stukje vertrouwen mee aan je afnemers.

De nadelen van een besloten vennootschap

  • Wanneer je minder dan €100.00,- nettowinst maakt, zal er meer belasting moeten worden betaald dan in het geval van een eenmanszaak.
  • Er komen vaak wat meer administratiekosten kijken bij een besloten vennootschap. Denk hierbij aan bijvoorbeeld hogere kosten voor een extra accountant of personeelszaken. Onthoud wel dat dit vaak kosten zijn die ook voorkomen wanneer een bedrijf überhaupt groeit.

 

Online boekhouding of volledig ERP Systeem?

In deze tijd is het bijzonder ouderwets om met een stapel bonnetjes naar een accountantskantoor te stappen. Steeds meer kleine ondernemers stappen daarom over naar een online boekhouding. Dit zorgt ervoor dat je als bedrijfseigenaar altijd inzicht hebt in de financiële situatie van je bedrijf. Maar er zijn meer mogelijkheden dan alleen een online boekhouding.

Wat zijn ERP systemen?

Je hebt er mogelijk nog weinig van gehoord, maar ERP (Enterprise Resource Planning) systemen automatiseren en verbinden de processen binnen het bedrijf. Hierbij heb een je een centrale database voor alle gegevens. Deze database biedt vervolgens aan ieder personeelslid op het juiste moment de juiste informatie.

Voordelen van online boekhouden

Met een goed online boekhoudsysteem geniet je van onderstaande voordelen.

  • Online boekhouden is relatief goedkoop;
  • Je hebt overal toegang tot je financiële gegevens;
  • Geen bonnetjes meer inleveren bij je accountant of boekhouder;
  • Digitaal facturen sturen;
  • En met één druk op de knop een jaarnota of financiële rapportage opstellen.

Voordelen van ERP

Met een goed passend ERP systeem heb je alle voordelen van een online boekhoudsysteem, maar met onderstaande bijkomende voordelen.

  • Alle bedrijfsgegevens staan in een veilige centrale database;
  • Bedrijfsprocessen kun je monitoren;
  • Je hebt overal toegang tot informatie over producten, diensten, processen en financiën;
  • Het hele bedrijf heeft toegang tot dezelfde realtime data;
  • Je hebt de mogelijkheid om verschillende processen en werkzaamheden te automatiseren;
  • En ERP systemen bieden de mogelijkheid om kwaliteitstandaarden op te stellen en te handhaven.

Schaalbare ERP systemen

Voor groeiende kleine bedrijven is een schaalbare ERP systeem een uitkomt. Je kiest hierbij zelf welke je modules en functionaliteiten je nu en in de toekomst wilt gebruiken.

Er zijn diverse leveranciers die ERP systemen aanbieden voor bedrijven met 1 tot meer dan 250 werknemers. Bekijk het volledige overzicht van leveranciers op erpoverzicht.nl.

De juridische gevolgen van een onjuiste boekhouding

Het hebben van een goede boekhouding is een belangrijk onderdeel van een onderneming. Niet alleen om ervoor te zorgen dat uw onderneming project gerelateerde uitgaven kan verhalen op de klant. Het is ook jouw verantwoordelijkheid om een correcte boekhouding te hebben. Dit wordt niet enkel gezien als een deugd, maar een slechte boekhouding kan je ook op diverse manieren in een lastig juridisch pakket brengen!

De fiscus

De Nederlandse belastingdienst bezigt zich met het innen van belastingen voor de staatskas. Over alles wordt belasting betaald: producten, salarissen, erfenissen en ook omzet vanuit een onderneming. Afhankelijk van hoe je bedrijf staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en de belastingdienst, betaal je een deel van de winst van de onderneming aan de fiscus. Wanneer het correcte bedrag niet volledig wordt overgemaakt voor de vereiste datum, kan dit wat juridische problemen opleveren.

Juridische stappen

Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor het op tijd overboeken van het verschuldigde bedrag. Een kleine administratieve fout kan al gauw lijden tot een aanmaning of boete. Als je deze hebt ontvangen dan raden wij je aan om hier niet zelf werk van te maken, maar een advocaat in de arm te nemen. Er zijn erg veel advocaten die gespecialiseerd zijn in fiscaal recht. Dit betekent dat je dus een échte expert kunt vragen om je juridisch te ondersteunen.

Wat doet een fiscaal jurist of advocaat?

Een fiscaal jurist of advocaat zal niet je administratie in orde maken. Hij zal ook niet de openstaande facturen betalen of een betalingsherinnering sturen naar je klanten. Hij zal onderzoeken in hoeverre de gemaakte administratieve fout, daadwerkelijk een ongelukje was. Kan hij dit niet voor je bewijzen, dan kan erg onderzocht worden of het hierbij gaat om belastingfraude.

Kortom

Je doet er dus altijd goed aan om je advocaat in te schakelen wanneer je als ondernemer te maken krijgt met juridische vraagstukken, waar je weinig of niets van af weet. Het kan ook handig zijn om een bedrijfsjurist aan te nemen. Deze is gespecialiseerd in bedrijfsrecht en weet van de hoed en de rand als het gaat om juridische zaken rondom het hebben en houden van een onderneming.

Hulp bij ontslag nodig? Begin hier!

Ben je net ontslagen of weet je dat je binnenkort ontslag krijgt? Blijf kalm, onderteken niets, maar luister goed naar wat je werkgever verteld en aanbied. Vraag vervolgens direct een arbeidsrecht advocaat om je bij te staan. Hieronder vindt je per stap een toelichting.

1 Niets onderteken

Het allereerste en belangrijkste advies is om niets direct te ondertekenen bij ontslag. Mogelijk ben je overrompelt of heb je veel moeite met het idee dat je ontslagen wordt. Laat je echter niet gek maken en ga niet zomaar akkoord met het voorstel van je werkgever.

Er is geen plicht om direct een document te ondertekening bij ontslag. Neem het voorstel van de werkgever mee naar huis, lees deze kritisch door en leg deze ook voor aan je advocaat. De inhoud van het voorstel kan invloed hebben op je WW-uitkering.

2 Wees je bewust van je eigen belangen

Bij het ontslag worden vaak persoonlijke vaardigheden en eigenschappen besproken, dit kan ervoor zorgen dat de emoties hoog oplopen. Natuurlijk wordt je boos en natuurlijk zou je alles willen zeggen wat er te boven komt. Maar wees je bewust dat boosheid veel stuk kan maken, zeker wanneer je graag bij deze werkgever wilt blijven werken of wilt onderhandelen over een ontslagvergoeding.

Luister goed naar je werkgever en hap niet toe op de voorstellen. Krijg je het ontslag mondeling te horen, vraag je werkgever dan alle details op papier te zetten.

3 Geen voorstel, maar bezwaar indienen

Het kan zijn dat de werkgever aan je vraagt een voorstel te maken voor je ontslag. De werkgever moet echter eerst een voorstel opstellen en voorleggen. Hierbij moet de werkgever ook altijd eerst een bod toen met betrekking tot de transitievergoeding (ontslagvergoeding).

Geef ook aan dat je beschikbaar blijft voor werk en dien schriftelijk je bezwaar in tegen het ontslag. Met deze stappen laat je zien dat je graag voor dit bedrijf wilt blijven werken.

4 Een arbeidsrecht advocaat inschakelen

Arbeidsrecht advocaten zijn gespecialiseerd in ontslagprocedures en kunnen je alles vertellen over je rechten en plichten rond het ontslag. Indien nodig kan een arbeidsrecht advocaat het ontslag ook aanvechten. Zoek daarom direct hulp bij ontslag.

Wat freelance accountants moeten weten over web content

Freelance accountants is een moeilijke occupatie. Het is makkelijker in-house bij een bedrijf. Als ZZP accountant of boekhouder moet je maar zien dat je genoeg business binnen haalt om van te kunnen leven. Er zijn accountants die te druk zijn en daardoor zelfs opdrachten moeten afwijzen. Hoe doen zij dat? In dit artikel gaan we een tipje van de sluier lichten, gaan we de meest belangrijke fundamentele bouwstenen toelichten voor een succesvol freelance bestaan.

Allereerst moet je online zichtbaar zijn. Het meest voor de hand liggend is een traditionele website. AccountantPiet.nl bijvoorbeeld. Eventueel en/of zou je ook wat sociale media kanalen kunnen aanmaken. Voor de accountancy is louter LinkedIn relevant. Een accountant op Facebook of Instagram lijkt ons geen goed idee.

Daarna moet je je online profielen en website vullen met teksten die rekening houden met de best practices van SEO. SEO is het vak waarbij we beter gevonden trachten te worden online. Ook wel geclassificeerd als zijnde inbound marketing. Je zit op een prominente plek in de winkelstraat om een offline analogie te scheppen.

Schrijven is echter ook weer een vak apart. Indien je geen gave hebt met het geschreven woord dan kun je overwegen om dit uit te besteden want is echt super cruciaal. Zonder SEO geoptimaliseerde content gaat het gewoon niks worden kan ik jullie al op het hart drukken.

Aanbevolen: Swaanscommunicatie / tekstbureau /

Naast dat de teksten goed gevonden worden online, moeten ze ook wel overtuigen om juist jouw accountancy diensten aan te vragen in plaats van die van AccountantStefan.nl bijv. Daar komt conversie schrijven of ook wel copywriting genoemd bij kijken.

Tip: Swaanscommunicatie / copywriting /

Als je een website hebt die goed gevonden word en ook nog eens overtuigend is, dan pas kun je achterover gaan leunen. Dan zullen de klanten jou vanzelf vinden. Dit is de magie van inbound marketing.

Voordelen van online boekhouden

Je hoort ondernemers vaak zeggen ‘ik heb van mijn hobby mijn beroep gemaakt, dus hoef ik nooit meer te werken’. De ondernemer heeft veel vrijheden en geniet vaak volop van het zelf beslissen, opzetten en besturen van de eigen onderneming. Helaas zijn het niet alleen de leuke dingen die gedaan moeten worden. Voor veel ondernemers is de boekhouding dan ook een van de minst favoriete onderdelen van het ‘eigen baas’ zijn. Gelukkig kun je tegenwoordig online de boekhouding doen, of boekhouden in de cloud, zoals dit ook wel wordt genoemd. Om de ondernemer die niet van boekhouden houdt een beetje op weg te helpen, hebben wij de voordelen van het online boekhouden op een rijtje gezet.

Overal toegang tot je boekhouding op elk moment van de dag

Door het gebruik van een online applicatie kun je overal bij je gegevens, zolang je maar verbonden bent met het internet. Veel van deze online applicaties zijn dusdanig ingericht, dat je niet telkens weer opnieuw al je gegevens of spreadsheets hoeft te downloaden, maar overal snel en makkelijk bij kan. Je voorkomt hiermee dus altijd de situatie dat je snel langs huis moet of langs kantoor om nog iets in de boekhouding te doen. Voor de veel reizende ondernemer is het ook ideaal, omdat je makkelijk gebruik kunt maken van de wacht momenten tijdens het reizen, zodat je geen tijd verliest.

Uitgelicht: Online boekhouden top 5 programma’s volgens Elma

Altijd een ge-update en correct beeld van je bedrijf

Het is je ongetwijfeld bekend, dat met de boekhouding, we vaak terugkijken op bepaalde periodes en over de langere termijn vooruitkijken en onze budgetten in orde maken. Door het gebruik van een online cloud voor de boekhouding zijn de gegevens en cijfers altijd live. Wanneer je op de juiste manier met de online boekhouding omgaat en je zorgt dat alle data direct wordt ingevoerd, hoef je niet tot het einde van de maand te wachten om te zien hoe je ervoor staat. Dit heeft als extra voordeel dat je sneller kunt schakelen en korte termijn budgetten op tijd kunt aanpassen.

Betere en effectievere relatie met je accountant

Je kunt je accountant toegang geven tot je online boekhouding, waardoor de accountant altijd direct de status van de bedrijfscijfers kan zien, sneller kan schakelen en eventueel advies kan geven. Voorheen was het soms het geval dat je regelmatig met de boekhouder moest overleggen en je vervolgens eerst allerlei gegevens diende te verzamelen. Door het boekhouden in een cloud, zul je merken dat veel zaken op afstand gedaan kan worden, de samenwerking met de accountant een stuk prettiger is en bovenal veel constructiever en effectiever met betrekking tot tijd.

Meer informatie: beste boekhoudprogramma Exact vs Informer vs e-Boekhouden

Geen kantoor meer nodig en goed voor het milieu

Doordat je alles online doet, blijft alles opgeslagen op een server en hoef je dus niet meer al je papieren fysiek op te slaan. Vooral voor de ondernemer die al wat langer bezig is, kan het soms vervelend worden dat je gedurende de jaren een hele papierwinkel hebt opgebouwd, die je helaas niet weg kunt gooien en steeds meer ruimte in beslag neemt. Met online boekhouden is dit definitief verleden tijd en heb je deze ruimte niet meer nodig. Daarnaast zul je een stuk minder printen, wat weer bijdraagt aan duurzaamheid en het milieu.

Financiën op orde houden in je onderneming

Op het moment dat je een bedrijf bent gestart komt er heel wat kijken bij de oprichting. Na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel staat jouw bedrijf officieel in het handelsregister en kan je officieel beginnen met het ondernemen. Het begint bij je handelsnaam, het is belangrijk om een unieke en pakkende naam te creëren. Ondernemen betekent je eigen ding doen en dat is leuk, maar daarnaast is het ook heel hard werken. Als onderneming heb je als doel om winst te maken en om uiteindelijk te groeien als bedrijf. Een startende ondernemer kan de startkosten zelf financieren, het is ook vaak het geval dat je een lening neemt bij de bank. En zodoende de lening inclusief rente aflost. Het is daarom belangrijk om je financiële situatie altijd op orde te hebben, zodra je een lening afsluit ben je in principe verplicht om omzet te draaien. Anders kunnen de kosten niet betaald worden.

Maak concrete afspraken

Heb je als onderneming te maken met veel investeerders of samenwerkingsverbanden, waaraan juridische of financiële consequenties aan verbonden zijn? Dan is het belangrijk om dit goed te regelen en allerlei overeenkomsten vast te stellen. Een ondernemingsrecht advocaat kan jou hierbij adviseren, zodat je zeker weet dat alles goed geregeld is voordat je begint met ondernemen. Een gepaste advocaat vinden op het gebied van ondernemers zaken kan de risico’s bij het ondernemen beperken tot het minimale.

Daarnaast is het belangrijk om je financiën op orde te houden. Financiën kunnen zorgen voor veel hoofdpijn en als dit niet goed geregeld is kan dit je duur komen te staan. Het inhuren van een boekhouder die alle administratie om zich neemt is daarom een logische keuze. Een groot deel van de werkzaamheden die moeten gebeuren geef je uit handen, zodat jij je volledig kan concentreren op je eigen werkzaamheden. Het boekhouden en administratief werk is namelijk ook niet eens van de leukste bezigheden onder de ondernemers, maar wel heel belangrijk werk om een gezond bedrijf te runnen.

In dienst bij een payroll bureau? Dit is wat je moet weten

Je hebt zojuist een baan aangeboden gekregen bij je werkgever. Nadat jullie het eens zijn geworden over het feit dat je de geschikte kandidaat bent voor de functie is het tijd om te bespreken hoe het dienstverband eruit gaat zien. Je werkgever geeft aan met een payroll bedrijf samen te werken en dit heeft gevolgen voor jou als werknemer. Je bent nu namelijk niet in dienst bij je werkgever maar bij een payroll bedrijf. Maar wat houdt dit voor jou als werknemer in?

Wat is dat payroll nou eigenlijk?

Als je werkzaam bent bij een payroll bureau dan geeft je werkgever als het ware de verplichtingen van het werkgeverschap over. Het woord ‘payroll’ betekent letterlijk loondienst, je staat dus niet op de loonlijst van de werkgever maar op die van het payroll bureau. Je werkgever zorgt als het ware voor de werving en selectie maar neemt jou feitelijk niet aan. In plaats daarvan geeft de organisatie zijn juridische werkgeverschap uit handen en wordt je in ‘dienst’ genomen van het payroll bureau.

Het verschil tussen payroll en vaste dienst

 Een belangrijk verschil tussen een payroll bureau en vaste dienst is het cao. Als je via een payroll bureau werkt dat geldt voor jou een ander cao dan voor werknemers die direct in dienst zijn bij het bedrijf. In de meeste gevallen zal je onder het cao voor uitzendkrachten vallen. Dit betekent dat jouw arbeidsvoorwaarden verschillen dan die van de werknemers in ‘vaste dienst’. Dit heeft geen betrekking op je loon maar kan wel betrekking hebben op je secundaire arbeidsvoorwaarden zoals extra uitkeringen. Dit is afhankelijk van je werkgever.

Wat zijn de voor- en nadelen bij een payroll bureau?

Een voordeel van een payroll bureau voor jou als werknemer is dat je te maken hebt met een specialist op het gebied van salarisbetaling. Je hebt hierbij niet te maken met een werkgever waarbij salaris en personeelszaken geen prioriteit hebben of waar zij niet in thuis zijn. Daarnaast heb je indien er gebruik wordt gemaakt van het cao voor uitzendkrachten recht op een deel van de loonsom te besteden aan een opleiding.

Een nadeel is dat het voor werkgevers ‘gemakkelijker’ wordt om van jou als payroll werknemer af te komen. Een opdrachtgever kan namelijk zonder het opgeven van een reden de overeenkomst beëindigen. De ontslagzaken door deze reden komen echter in slechts 0,5% van de gevallen voor. Indien je dus te maken hebt met een betrouwbaar bedrijf is dit iets waar je je niet druk om hoeft te maken.

Wil jij weer aan de slag maar wil het niet lukken? Bekijk eens de mogelijkheden van outplacement!

Helaas zitten er nog steeds veel mensen thuis omdat ze niet kunnen werken door ziekte. Daarnaast is de kans dat ze weer terug kunnen keren in hun huidige functie niet heel groot. Betekent dit dan dat je nooit meer kan werken? Nee! Er zijn tegenwoordig namelijk meerdere mogelijkheden die ervoor kunnen zorgen dat je weer terug kunt keren op de arbeidsmarkt. Outplacement is één van deze opties. Ben je nieuwsgierig naar wat outplacement is en wat jij eraan kunt hebben? In dit blogartikel leggen we je precies uit wat het is en hoe het jou kan helpen.

Aan de slag, maar dan in een heel andere functie!

Bij outplacement keer je niet terug in je oude functie. In plaats daarvan ga je aan de slag bij een nieuw bedrijf in een heel nieuwe functie. Hierdoor kan het zijn dat je bijvoorbeeld als metselaar nu aan de slag gaat als verkoopmedewerker in een elektronicawinkel. Bij outplacement ga je dan vaak ook aan de slag in een andere branche. Uiteraard wordt er wel gekeken naar wat bij jou past, anders is de kans op succes heel klein. Bij outplacement ga je dus wel weer aan de slag, maar wel in heel andere branche en functie. Je moet dus openstaat voor verandering. In ruim 80% van de gevallen is outplacement succesvol, genoeg redenen dus om de mogelijkheden te onderzoeken!

Overleg met je huidige werkgever!

Wanneer je geïnteresseerd bent in outplacement raden we je aan om dit met je huidige werkgever te bespreken. Je moet namelijk samen tijd investeren in een succesvol outplacementtraject. Daarnaast zijn er ook diverse bureaus en instanties die je kunnen begeleiden tijdens dit traject. Onderzoek daarom ook eens de mogelijkheden en ga ook weer aan de slag op de arbeidsmarkt!